Politica de Management Financiar, Anti-Fraudă și Anti-Corupție

Document: Politica de Management Financiar, Anti-Fraudă și Anti-Corupție

Web: www.asistentasocialaconteaza.ro/politica-de-management-anti-frauda-coruptie/

Versiunea: 2.0 | Ultima actualizare în Data: 26.iulie.2025 

Status: Intern / Public /   Confidențial

___________________________________________________________________________

Art. 1. Obiectul Politicii și Angajamentul

(1) Prezenta Politică de Management Financiar, Anti-Fraudă și Anti-Corupție (denumită în continuare „Politica”) stabilește principiile, procedurile și responsabilitățile adoptate de Asociația Asistența Socială Contează (denumită în continuare „Asociația” sau „noi”), cu sediul în loc. BUCUREȘTI, STR. DRUMUL TIMONIERULUI, NR. 8, SECTOR 6, COD POSTAL: 061176, CIF. 51940281, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor (RNAF) cu nr. 1569/A/2025, și înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor aflat la Judecătoria Sector 6 București cu Nr. 79 din 20.05.2025 (Certificat de înscriere a persoanei juridice fără scop patrimonial), înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (REUC) din 10.07.2025.

(2) Asociația Asistența Socială Contează este o organizație non-guvernamentală și non-profit dedicată sprijinirii persoanelor vulnerabile și îmbunătățirii calității vieții acestora. Ne angajăm să gestionăm resursele financiare cu maximă responsabilitate, transparență și eficiență, asigurând că fondurile sunt utilizate exclusiv pentru îndeplinirea misiunii și obiectivelor noastre.

(3) Prezenta Politică are ca scop asigurarea unui management financiar sănătos, prevenirea, detectarea și investigarea oricăror acte de fraudă, corupție sau nereguli financiare. Asociația are o toleranță zero față de fraudă și corupție, indiferent de forma sau amploarea acestora. Ne angajăm să prevenim, să detectăm și să investigăm orice acte de fraudă sau corupție și să luăm măsuri disciplinare și legale ferme împotriva celor implicați.

(4) Se aplică tuturor membrilor Consiliului Director, angajaților, voluntarilor, colaboratorilor, partenerilor și oricărei alte persoane care acționează în numele Asociației și care are atribuții, acces la resurse financiare sau care poate influența decizii în numele Asociației.

(5) Prezenta Politică este elaborată în conformitate cu legislația națională relevantă, incluzând, dar fără a se limita la:

a) Legea contabilității nr. 82/1991, republicată.

b) Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate (aplicabil ONG-urilor).

c) Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații.

d) Codul Penal al României (Legea nr. 286/2009) – infracțiuni de corupție și de serviciu, infracțiuni contra patrimoniului.

e) Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție.

f) Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

g) Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații.

h) Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

Art. 2. Definiții

(1) În sensul prezentei Politici, termenii de fraudă și corupție au următoarele semnificații:

a) Fraudă: Orice act intenționat de înșelăciune sau omisiune, inclusiv falsificarea, deturnarea de fonduri, însușirea ilegală de bunuri sau informații, prezentarea falsă a faptelor, în scopul obținerii unui beneficiu personal sau pentru o terță parte, sau pentru a provoca un prejudiciu Asociației sau partenerilor/beneficiarilor săi.

b) Corupție: Abuzul de putere încredințată pentru obținerea unui avantaj privat. Include, dar nu se limitează la:

(i) Mită: Oferirea, promiterea, darea, solicitarea sau acceptarea unui avantaj necuvenit (bani, bunuri, servicii, favoruri) pentru a influența o decizie sau o acțiune.

(ii) Trafic de influență: Pretinderea sau primirea de bani sau alte foloase pentru a interveni pe lângă un funcționar public sau altă persoană cu influență.

(iii) Abuz în serviciu: Fapta funcționarului public care, în exercitarea atribuțiilor de serviciu, îndeplinește un act sau omite un act, prin care cauzează o pagubă ori o vătămare a drepturilor sau intereselor legitime ale unei persoane.

(iv) Conflict de interese: Situația în care interesele personale ale unui membru al personalului Asociației intră în conflict cu interesele Asociației, putând influența deciziile în detrimentul Asociației.

c) Personalul Asociației: Include membri ai Consiliului Director, angajați, voluntari, stagiari, colaboratori sau orice altă persoană care acționează în numele Asociației.

Art. 3. Principii Fundamentale de Management Financiar și Prevenire

(1) Asociația promovează o cultură a integrității, eticii și toate operațiunile financiare ale Asociației vor fi ghidate de următoarele principii:

a) Transparență: Toate tranzacțiile financiare și deciziile majore vor fi documentate și vor fi înregistrate și cu acuratețe. Informațiile financiare relevante vor fi accesibile publicului (ex: rapoarte anuale), în conformitate cu legislația și politicile interne.

b) Responsabilitate: Fiecare membru al Personalului Asociației cu atribuții financiare este responsabil pentru gestionarea prudentă și etică a resurselor. Va respecta prezenta Politică și raportează orie suspiciune.

c) Controale Interne: Implementarea și menținerea unor controale financiare și operaționale solide pentru a preveni și detecta frauda și corupția (ex: separarea atribuțiilor, autorizări multiple, reconcilieri bancare, audituri interne/externe).

d) Due Diligence: Efectuarea de verificări adecvate (due diligence) asupra partenerilor, furnizorilor și beneficiarilor, în special în cazul tranzacțiilor financiare semnificative.

e) Integritate: Toate deciziile și acțiunile financiare vor fi luate cu onestitate și în interesul superior al Asociației.

f) Eficiență și Economicitate: Resursele vor fi utilizate în cel mai eficient mod posibil pentru a maximiza impactul programelor.

g) Conformitate: Toate operațiunile financiare vor respecta legislația în vigoare, reglementările fiscale și contabile, precum și cerințele finanțatorilor.

h) Separarea Atribuțiilor: Atribuțiile legate de autorizarea, înregistrarea și verificarea tranzacțiilor financiare vor fi separate pentru a preveni erorile și frauda.

i) Instruire și Conștientizare: Organizarea de sesiuni de instruire periodice pentru personalul Asociației privind riscurile de fraudă și corupție, prevederile acestei Politici și procedurile de raportare.

Art. 4. Conflicte de Interese

(1) Membrii personalului Asociației trebuie să evite orice situație în care interesele lor personale (sau ale membrilor familiei/persoanelor apropiate) ar putea influența sau ar putea părea că influențează deciziile luate în numele Asociației.

(2) Orice potențial conflict de interese trebuie declarat imediat în scris către Președintele Asociației sau, în cazul Președintelui, către Consiliul Director. Persoana aflată în conflict de interese se va abține de la participarea la deciziile sau discuțiile relevante.

(3) Cadourile și ospitalitatea: Personalul Asociației nu trebuie să solicite sau să accepte cadouri, favoruri sau ospitalitate care ar putea influența sau ar putea părea că influențează deciziile de afaceri. Cadourile de valoare simbolică sau ospitalitatea rezonabilă sunt permise, dar trebuie declarate conform procedurilor interne.

Art. 5. Controale Financiare Interne

(1) Asociația va implementa și menține un sistem robust de controale financiare interne pentru a preveni, detecta și corecta erorile și neregulile. Acestea includ:

a) Autorizarea Tranzacțiilor: Toate cheltuielile și plățile vor necesita autorizare prealabilă, conform unui sistem de limite de competență (ex: sume mici aprobate de manager de program, sume mari aprobate de Președinte/Consiliul Director).

b) Separarea Atribuțiilor:

(i) Persoana care autorizează o plată nu va fi aceeași cu persoana care efectuează plata sau care înregistrează tranzacția.

(ii) Persoana responsabilă cu reconcilierea bancară nu va fi implicată în înregistrarea plăților sau încasărilor.

c) Documentare Completă: Toate tranzacțiile financiare vor fi susținute de documente justificative complete și corecte (facturi, chitanțe, contracte, ordine de plată, extrase de cont).

d) Reconciliere Bancară: Reconcilierea regulată (cel puțin lunară) a extraselor de cont bancare cu înregistrările contabile.

e) Bugetare și Monitorizare: Elaborarea anuală a unui buget detaliat și monitorizarea constantă a cheltuielilor în raport cu bugetul. Orice deviație semnificativă va fi analizată și justificată.

f) Inventarierea Patrimoniului: Efectuarea periodică a inventarului bunurilor Asociației.

g) Achiziții: Respectarea procedurilor interne de achiziții, asigurând concurența și transparența (ex: solicitarea de oferte multiple pentru achiziții de valoare mare).

h) Gestionarea Numerarului: Limitarea plăților în numerar și implementarea unor controale stricte pentru gestionarea numerarului (ex: casă de bani securizată, înregistrarea detaliată a încasărilor/plăților în numerar).

Art. 6. Raportare Financiară și Audit

(1) Asociația va asigura o raportare financiară precisă și la timp, conform cerințelor legale și ale finanțatorilor.

a) Situații Financiare Anuale: Elaborarea și depunerea situațiilor financiare anuale la autoritățile competente (ANAF), conform Legii contabilității.

b) Rapoarte de Gestiune: Elaborarea periodică (trimestrial/semestrial/anual) de rapoarte de gestiune pentru Consiliul Director și, dacă este cazul, pentru Adunarea Generală a Membrilor.

c) Rapoarte către Finanțatori: Transmiterea de rapoarte financiare detaliate către finanțatori, conform contractelor de finanțare.

d) Audit Extern: Asociația poate fi supusă unui audit financiar extern anual, în funcție de cerințele legale sau ale finanțatorilor.

Art. 7. Prevenirea și Detectarea Fraudei și Corupției

(1) Asociația va implementa măsuri proactive pentru prevenirea fraudei și corupției:

a) Cod de Conduită și Etică: Toți membrii Personalului Asociației vor adera la un Cod de Conduită și Etică, care include prevederi anti-fraudă și anti-corupție.

b) Instruire: Organizarea de sesiuni de instruire periodice pentru personalul cu atribuții financiare privind riscurile de fraudă, controalele interne și procedurile de raportare.

c) Due Diligence: Efectuarea de verificări adecvate (due diligence) asupra partenerilor, furnizorilor și beneficiarilor, în special în cazul tranzacțiilor financiare semnificative sau al relațiilor noi.

d) Conflict de Interese: Implementarea și respectarea strictă a Politicii de Management al Conflictelor de Interese a Asociației. Orice conflict de interese, real sau potențial, va fi declarat și gestionat corespunzător.

Art. 8. Procedura de Semnalare (Whistleblowing) și Investigație

(1) Asociația încurajează toți membrii personalului, voluntarii, partenerii și beneficiarii să raporteze orice suspiciune sau incident real de fraudă, corupție sau alte nereguli financiare va fi raportat imediat și investigat conform Politicii de Avertizare și Protecție a Avertizorilor de Integritate a Asociației (http://www.asistentasocialaconteaza.ro/politica-de-avertizare-protectia-averizorilor/ ).

(2) Canale de raportare:

a) Email: contact@asistentasocialaconteaza.ro sau dacă există posibilitatea integritate@asistentasocialaconteaza.ro (adresă dedicată, monitorizată de o persoană independentă sau de un comitet desemnat)

b) Poștă: la Adresa punctului de lucru (cu mențiunea „Confidențial – Atenției Comitetului de Integritate / Președintelui”).

c) Telefonic: +40 763 152 654 (cu mențiunea că apelul este pentru raportarea unei nereguli).

(3) Protecția Raportorului (Whistleblower Protection):

a) Asociația se angajează să protejeze identitatea și interesele persoanelor care raportează cu bună-credință suspiciuni de fraudă sau corupție.

b) Nicio persoană care raportează cu bună-credință nu va suferi represalii, discriminare sau sancțiuni disciplinare.

c) Raportările pot fi făcute anonim, dar investigarea poate fi mai dificilă în lipsa unor detalii suplimentare.

(3) Investigația, Măsurile Corective și Sancțiuni :

(i) Toate raportările vor fi vor fi tratate cu seriozitate și investigate prompt, confidențial și imparțial de către o persoană sau un comitet desemnat, independent de persoanele implicate în suspiciune.

(ii) Echipa de Investigație: Investigația va fi condusă de o persoană sau un comitet desemnat, cu expertiză relevantă și independență față de persoanele implicate în suspiciune.

(iii) Cooperarea: Toți membrii personalului Asociației sunt obligați să coopereze pe deplin cu investigația.

(4) Măsuri Corective și Sancțiuni:

a) Dacă o suspiciune se confirmă, Asociația va lua măsuri disciplinare imediate și adecvate, care pot include avertisment, suspendare, excludere din asociație sau desfacerea contractului de muncă/voluntariat.

b) În cazurile în care actul de fraudă sau corupție constituie o infracțiune, Asociația va sesiza imediat organele de aplicare a legii (Poliția, Parchetul, D.N.A., D.G.A.F.).

c) Asociația va depune toate diligențele pentru recuperarea oricăror prejudicii materiale cauzate.

Art. 9. Monitorizare și Revizuire

(1) Prezenta Politică va fi revizuită și actualizată periodic (cel puțin o dată la doi ani sau ori de câte ori intervin modificări legislative sau în activitatea Asociației) pentru a asigura eficacitatea și conformitatea sa.

(2) Implementarea acestei Politici va fi monitorizată de Consiliul Director al Asociației.

Art. 10. Date de Contact

(1) Pentru orice întrebări sau clarificări legate de prezenta Politică, vă rugăm să ne contactați la:

a) **Adresă de email:** contact@asistentasocialaconteaza.ro

b) **Număr de telefon:** +40 763 152 654

c) **Adresă puntului de lucru:**

Art. 11. Referințe Legislative și Bibliografie

(1) Prezenta Politică a fost elaborată în conformitate cu următoarele acte normative:

a) Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

b) Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate.

c) Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, cu modificările și completările ulterioare.

d) Codul Penal al României (Legea nr. 286/2009), Titlul V „Infracțiuni de corupție și de serviciu” și Titlul II „Infracțiuni contra patrimoniului”.

e) Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție, cu modificările și completările ulterioare.

f) Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative.

g) Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

h) Codul de Conduită și Etică al Asociației Asistența Socială Contează.

i) Legea nr. 78/2014 a voluntariatului, cu modificările și completările ulterioare..

j) Politica de Management al Conflictelor de Interese a Asociației Asistența Socială Contează.