Politica de confidențialitate pentru Voluntarii și Membrii Asociației

🗂️ Document: Politica de Confidențialitate pentru Voluntarii și Membrii Asociației

🔗 Web: www.asistentasocialaconteaza.ro/politica-confidentialitate-voluntari-membrii/

📅 Versiunea: 1.0 | Ultima actualizare în 📆 Data: 26.iulie.2025

🧭 Status: 🔒 Intern / 🌐 Public / 🕵️‍♂️  Confidențial

___________________________________________________________________________

Art. 1. Obiectul Politicii

(1) Prezenta Politică de Confidențialitate (denumită în continuare „Politica”) detaliază modul în care Asociația Asistența Socială Contează (denumită în continuare „Asociația” sau „noi”), cu sediul în loc. BUCUREȘTI, STR. DRUMUL TIMONIERULUI, NR. 8, SECTOR 6, COD POSTAL: 061176, CIF. 51940281, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor (RNAF) cu nr. 1569/A/2025, și înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor aflat la Judecătoria Sector 6 București cu Nr. 79 din 20.05.2025 (Certificat de înscriere a persoanei juridice fără scop patrimonial), înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (REUC) din 10.07.2025, colectează, utilizează, stochează, protejează și partajează datele cu caracter personal ale voluntarilor, potențialilor voluntari și membrilor Asociației.

(2) Scopul acestei politici este de a asigura transparența și conformitatea deplină cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu legislația națională relevantă, în special Legea nr. 78/2014 a Voluntariatului, în contextul prelucrării datelor personale ale acestor categorii specifice de persoane vizate.

(3) Prin înscrierea ca voluntar sau membru al Asociației, dumneavoastră (denumit în continuare „Voluntarul” sau „Membrul”) declarați că ați citit, înțeles și sunteți de acord cu termenii prezentei Politici de Confidențialitate.

Art. 2. Categorii de Date Colectate și Scopuri

(1) Asociația colectează și prelucrează date cu caracter personal de la voluntari și membri în următoarele scopuri:

(2) Pentru Voluntari și Potențiali Voluntari:

a) Date colectate:

(i) Date de identificare și contact: Nume, prenume, adresă, adresă de email, număr de telefon, data nașterii, sex.

(ii) Date privind educația și experiența: Ocupație, educație, experiență profesională, abilități, interese relevante pentru activitățile Asociației.

(iii) Disponibilitate: Preferințe privind programul și tipul de activități de voluntariat.

(iv) Date de sănătate (cu consimțământ explicit): Informații relevante pentru siguranța în activitățile de voluntariat (ex: alergii severe, condiții medicale preexistente care pot afecta participarea în siguranță), colectate doar dacă sunt strict necesare și cu consimțământul scris al voluntarului.

(v) Date privind cazierul judiciar (cu bază legală): Informații obținute din certificatul de cazier judiciar, colectate doar dacă activitatea de voluntariat implică interacțiunea directă cu minori sau persoane vulnerabile, conform cerințelor legale în vigoare. Aceste date sunt prelucrate cu maximă confidențialitate.

(vi) Fotografie: Opțional, pentru materiale de promovare internă sau externă a activității de voluntariat, cu consimțământ separat.

(vii) Referințe: Informații de contact ale persoanelor de referință, dacă sunt furnizate.

b) Scopurile prelucrării:

(i) Recrutarea și selecția voluntarilor potriviți pentru activitățile Asociației.

(ii) Încheierea și executarea contractului de voluntariat, conform Legii nr. 78/2014.

(iii) Managementul și coordonarea activităților de voluntariat, alocarea în proiecte și programe.

(iv) Comunicarea internă și externă legată de activitatea de voluntariat.

(v) Asigurarea siguranței voluntarilor în timpul activităților.

(vi) Îndeplinirea obligațiilor legale de raportare (ex: către autorități, finanțatori).

(vii) Eliberarea adeverințelor de voluntariat și recunoașterea contribuției.

(3) Pentru Membrii Asociației:

a) Date colectate:

(i) Date de identificare și contact: Nume, prenume, adresă, adresă de email, număr de telefon, CNP, serie și număr CI.

(ii) Date financiare: Date bancare (IBAN), necesare pentru plata cotizațiilor sau, după caz, pentru rambursarea unor cheltuieli justificate.

(iii) Date privind calitatea de membru: Data înscrierii, statutul de membru, participarea la ședințele Adunării Generale sau ale Consiliului Director, contribuții la activitățile Asociației.

b) Scopurile prelucrării:

(i) Gestiunea și evidența calității de membru, conform Statutului Asociației și legislației în vigoare.

(ii) Îndeplinirea obligațiilor statutare și legale (ex: convocarea Adunării Generale, procesarea cotizațiilor).

(iii) Comunicarea internă cu membrii.

(iv) Raportări legale și fiscale.

Art. 3. Temeiul Juridic al Prelucrării

(1) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale voluntarilor și membrilor se bazează pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri juridice, conform Art. 6 și Art. 9 din GDPR:

a) Executarea unui contract (Art. 6 alin. 1 lit. b):

(i) Contractul de voluntariat (conform Legii nr. 78/2014).

(ii) Statutul Asociației și actul de adeziune/înscriere ca membru.

b) Îndeplinirea unei obligații legale (Art. 6 alin. 1 lit. c, Art. 9 alin. 2 lit. b):

(i) Obligații de raportare către autorități (ex: Ministerul Muncii, autorități fiscale).

(ii) Verificarea cazierului judiciar conform legii, pentru activități cu minori/vulnerabili.

(iii) Obligații contabile și fiscale.

c) Consimțământul persoanei vizate (Art. 6 alin. 1 lit. a, Art. 9 alin. 2 lit. a):

(i) Pentru prelucrarea datelor sensibile (ex: date de sănătate, dacă nu există alt temei legal).

(ii) Pentru utilizarea fotografiilor în scopuri de promovare.

(iii) Pentru comunicări de marketing direct, dacă se aplică.

d) Interesul legitim al Asociației (Art. 6 alin. 1 lit. f):

(i) Evaluarea și selecția voluntarilor.

(ii) Comunicarea internă și gestionarea relațiilor cu voluntarii și membrii.

(iii) Asigurarea securității și bunei funcționări a activităților Asociației.

Art. 4. Cu Cine Partajăm Datele Tale

(1) Asociația poate partaja datele cu caracter personal ale voluntarilor și membrilor cu următoarele categorii de destinatari, doar în măsura necesară îndeplinirii scopurilor menționate și cu respectarea măsurilor de securitate adecvate:

a) **Autorități și Instituții Publice din România:**

(i) Ministerul Muncii și Solidarității Sociale (MMSS), Agențiile Județene pentru Plăți și Inspecție Socială (AJPIS) – pentru raportări privind voluntariatul.

(ii) Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) – pentru verificări.

(iii) Poliția, Parchetul, Instanțele Judecătorești – în cazul solicitărilor legale sau investigațiilor (ex: cazier judiciar, litigii).

(iv) Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) – pentru raportări fiscale.

(v) Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – în cazul solicitărilor sau investigațiilor.

(vi) Autorități medicale (DSP) – dacă datele de sănătate sunt relevante și cu consimțământ.

b) **Furnizori de Servicii:**

(i) Furnizori de servicii contabile și de audit – pentru îndeplinirea obligațiilor legale și fiscale.

(ii) Furnizori de soluții software pentru managementul voluntarilor/membrilor (dacă sunt utilizate).

(iii) Furnizori de servicii de asigurări – dacă Asociația încheie asigurări pentru voluntari.

c) **Parteneri de Proiect:** În cadrul proiectelor comune, datele pot fi partajate cu partenerii, cu condiția existenței unui acord de parteneriat care să stipuleze clar scopurile și măsurile de protecție a datelor.

d) **Public (cu consimțământ):** Numele voluntarilor sau membrilor pot fi menționate în rapoarte anuale, pe Site sau pe platformele de socializare, doar cu consimțământul explicit al acestora, în scopuri de promovare a activității Asociației.

Art. 5. Perioada de Retenție a Datelor

(1) Asociația stochează datele cu caracter personal ale voluntarilor și membrilor doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, conform legislației în vigoare și politicilor interne. Toate documentele și datele aferente dosarelor membrilor și voluntarilor sunt stocate și arhivate ulterior conform nomenclatorului arhivistic și legislației în vigoare, asigurând conformitatea și posibilitatea de apărare a intereselor legitime ale Asociației.

(2) Perioadele de retenție specifice includ:

a) Voluntari: Pe durata contractului de voluntariat plus o perioadă de 3-5 ani pentru arhivare și evidențe legale. Datele privind cazierul judiciar sunt păstrate conform cerințelor legale, inclusiv pentru a asigura conformitatea cu legislația și pentru apărarea intereselor legitime ale Asociației în cazul unor litigii sau verificări ulterioare.

b) Membri: Pe durata calității de membru plus o perioadă de 5-10 ani de la încetarea calității de membru, conform obligațiilor statutare, fiscale și de arhivare.

Art. 6. Securitatea Datelor

(1) Asociația implementează măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscului, în conformitate cu Art. 32 din GDPR. Aceste măsuri includ:

a) Controlul accesului la dosarele fizice și digitale.

b) Criptarea datelor (unde este cazul).

c) Pseudonimizarea și anonimizarea (unde este posibil).

d) Backup-uri regulate.

e) Instruirea personalului și a voluntarilor care prelucrează date.

f) Acorduri de confidențialitate cu personalul și voluntarii.

(2) Asociația depune toate eforturile rezonabile pentru a proteja datele, dar nicio metodă de stocare sau transmitere nu este 100% sigură.

Art. 7. Drepturile Persoanelor Vizate

(1) Voluntarii și membrii beneficiază de toate drepturile prevăzute de GDPR, inclusiv:

a) Dreptul la informare.

b) Dreptul de acces la date.

c) Dreptul la rectificare.

d) Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), cu excepțiile legale (ex: obligații de păstrare).

e) Dreptul la restricționarea prelucrării.

f) Dreptul la portabilitatea datelor.

g) Dreptul la opoziție.

h) Dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP.

i) Dreptul de a retrage consimțământul.

(2) Pentru detalii complete privind aceste drepturi și modul de exercitare a acestora, vă rugăm să consultați Politica de Confidențialitate Generală a Asociației (link către Politica de Confidențialitate a Asociației) și Politica de Ștergere a Datelor Personale (link către Politica de Ștergere a Datelor Personale a Asociației).

Art. 8. Modificări ale Politicii

(1) Asociația își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de Confidențialitate pentru Voluntari și Membri în orice moment.

(2) Orice modificare va intra în vigoare imediat după publicarea sa pe Site sau comunicarea către voluntari/membri. Vă încurajăm să revizuiți periodic această pagină.

Art. 9. Date de Contact

(1) Pentru orice întrebări, solicitări sau clarificări legate de prezenta Politică sau de prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la:

a) **Adresă de email:** protectiadatelor@asistentasocialaconteaza.ro, dvm@asistentasocialaconteaza.ro

b) **Număr de telefon:** +40 763 152 654

Art. 10. Referințe Legislative și Bibliografie

(1) Prezenta Politică de Confidențialitate a fost elaborată în conformitate cu următoarele acte normative:

a) **Regulamentul (UE) 2016/679** (GDPR).

b) **Legea nr. 190/2018** și **Legea nr. 363/2018** (legislația națională de aplicare a GDPR).

c) **Legea nr. 78/2014** a Voluntariatului, cu modificările și completările ulterioare.

d) **Ordonanța Guvernului nr. 26/2000** cu privire la asociații și fundații, cu modificările și completările ulterioare.

e) **Legislația muncii** (Codul Muncii, dacă Asociația are angajați).

f) **Legislația privind protecția copilului** (ex: Legea 272/2004) și a persoanelor vulnerabile, în special pentru cerințele privind cazierul judiciar.

g) **Legislația fiscală și contabilă** în vigoare.