🗂️ Document: Politica de Confidențialitate pentru Parteneri și Furnizori

🔗 Web: www.asistentasocialaconteaza.ro/politica-de-confidentialitate-parteneri-furnizori/

📅 Versiunea: 2.0 | Ultima actualizare în 📆 Data: 26.iulie.2025 

🧭 Status: 🔒 Intern / 🌐 Public / 🕵️‍♂️  Confidențial

___________________________________________________________________________

Art. 1. Obiectul Politicii

(1) Prezenta Politică de Confidențialitate (denumită în continuare „Politica”) detaliază modul în care Asociația Asistența Socială Contează (denumită în continuare „Asociația” sau „noi”), cu sediul în loc. BUCUREȘTI, STR. DRUMUL TIMONIERULUI, NR. 8, SECTOR 6, COD POSTAL: 061176, CIF. 51940281, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor (RNAF) cu nr. 1569/A/2025, și înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor aflat la Judecătoria Sector 6 București cu Nr. 79 din 20.05.2025 (Certificat de înscriere a persoanei juridice fără scop patrimonial), înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (REUC) din 10.07.2025, colectează, utilizează, stochează, protejează și partajează datele cu caracter personal ale reprezentanților, persoanelor de contact și angajaților partenerilor, colaboratorilor și furnizorilor de bunuri și servicii (denumite în continuare „Parteneri/Furnizori”) cu care Asociația intră în relații contractuale sau de colaborare.

(2) Scopul acestei politici este de a asigura transparența și conformitatea deplină cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu legislația națională relevantă, în contextul prelucrării datelor personale necesare derulării relațiilor comerciale și de parteneriat.

(3) Prin încheierea unui contract sau a unui acord de colaborare cu Asociația, dumneavoastră (în calitate de reprezentant sau persoană de contact a Partenerului/Furnizorului) ați luat la cunoștință și ați înțeles termenii prezentei Politici de Confidențialitate, privind prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către Asociație.

Art. 2. Categorii de Date Colectate și Scopuri

(1) Asociația colectează și prelucrează date cu caracter personal de la reprezentanții și persoanele de contact ale Partenerilor/Furnizorilor în următoarele scopuri:

a) **Date de identificare și contact:** Nume, prenume, funcție, denumirea companiei/organizației, adresă de email profesională, număr de telefon profesional, adresă poștală a sediului companiei/organizației.

b) **Date financiare/contractuale:** Detalii bancare (IBAN), informații de facturare, detalii din contracte și acorduri de colaborare.

c) **Date privind comunicarea:** Corespondență prin email, telefon, mesaje, note din întâlniri.

d) **Date privind reputația/verificări:** Informații publice despre companie/organizație și reprezentanții acesteia, necesare pentru verificări de conformitate (due diligence).

(2) Scopurile prelucrării:

a) Încheierea și executarea contractelor: Gestiunea relațiilor contractuale și de colaborare (ex: achiziții de bunuri/servicii, parteneriate în proiecte, sponsorizări primite/oferite).

b) Comunicare: Păstrarea legăturii cu Partenerii/Furnizorii pentru aspecte operaționale, administrative și de proiect.

c) Gestiune financiar-contabilă: Procesarea plăților, facturarea, raportări fiscale și contabile.

d) Conformitate legală: Respectarea obligațiilor legale (ex: legislația fiscală, anti-spălare de bani, achiziții publice, dacă este cazul).

e) Evaluare și selecție: Evaluarea Partenerilor/Furnizorilor și a serviciilor/bunurilor oferite.

f) Apărarea intereselor: Soluționarea litigiilor sau apărarea intereselor Asociației în instanță.

Art. 3. Temeiul Juridic al Prelucrării

(1) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale reprezentanților și persoanelor de contact ale Partenerilor/Furnizorilor se bazează pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri juridice, conform Art. 6 din GDPR:

a) Executarea unui contract (Art. 6 alin. 1 lit. b): Prelucrarea este necesară pentru încheierea și executarea contractului la care Partenerul/Furnizorul este parte.

b) Îndeplinirea unei obligații legale (Art. 6 alin. 1 lit. c): Prelucrarea este necesară pentru respectarea obligațiilor legale care revin Asociației (ex: legislație fiscală, contabilă, achiziții).

1. c) Interesul legitim al Asociației (Art. 6 alin. 1 lit. f):

(i) Gestiunea eficientă a relațiilor cu Partenerii/Furnizorii.

(ii) Evaluarea performanței și calității serviciilor/bunurilor.

(iii) Prevenirea fraudei și asigurarea securității tranzacțiilor.

(iv) Apărarea intereselor Asociației în litigii.

d) Consimțământul persoanei vizate (Art. 6 alin. 1 lit. a): În cazuri excepționale, când niciun alt temei legal nu se aplică, și doar pentru scopuri specifice (ex: abonare la newsletter-ul partenerilor, dacă este cazul).

Art. 4. Cu Cine Partajăm Datele Tale

(1) Asociația poate partaja datele cu caracter personal ale reprezentanților și persoanelor de contact ale Partenerilor/Furnizorilor cu următoarele categorii de destinatari, doar în măsura necesară îndeplinirii scopurilor menționate și cu respectarea măsurilor de securitate adecvate:

a) **Personalul Asociației:** Angajați, membri ai consiliului director, voluntari implicați în gestionarea relațiilor cu Partenerii/Furnizorii, sub condiția respectării stricte a confidențialității și a principiului nevoii de a cunoaște.

b) **Autorități și Instituții Publice din România:**

(i) **Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF):** Pentru raportări fiscale obligatorii.

(ii) **Autorități de audit și control:** În cazul verificărilor legale.

(iii) **Instanțe Judecătorești, Poliție, Parchet:** În cazul unor litigii sau solicitări legale.

(iv) **Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):** În cazul solicitărilor sau investigațiilor.

c) **Furnizori de Servicii:**

(i) **Furnizori de servicii contabile și de audit:** Pentru îndeplinirea obligațiilor legale și fiscale.

(ii) **Bănci și procesatori de plăți:** Pentru efectuarea tranzacțiilor financiare.

(iii) **Furnizori de soluții software:** Pentru gestionarea relațiilor cu clienții (CRM), managementul proiectelor, sistemele de facturare.

(iv) **Furnizori de servicii IT:** Pentru mentenanța, dezvoltarea și securitatea sistemelor informatice.

(v) **Consultanti juridici:** Pentru aspecte legate de contracte și litigii.

d) **Parteneri de Proiect:** În cadrul proiectelor comune, datele pot fi partajate cu alți parteneri, cu condiția existenței unui acord de parteneriat care să stipuleze clar scopurile și măsurile de protecție a datelor.

Art. 5. Perioada de Retenție a Datelor

(1) Asociația stochează datele cu caracter personal ale reprezentanților și persoanelor de contact ale Partenerilor/Furnizorilor doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, conform legislației în vigoare și politicilor interne. Toate documentele și datele aferente relațiilor contractuale sunt stocate și arhivate ulterior conform nomenclatorului arhivistic și legislației în vigoare, asigurând conformitatea și posibilitatea de apărare a intereselor legitime ale Asociației.

(2) Perioadele de retenție specifice includ:

a) Date contractuale și financiare: Pe durata relației contractuale plus o perioadă de 5-10 ani de la încetarea contractului, conform legislației fiscale și contabile.

b) Corespondență: Pe durata necesară soluționării solicitărilor și pentru o perioadă de arhivare de 1-3 ani.

Art. 6. Securitatea Datelor

(1) Asociația implementează măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscului, în conformitate cu Art. 32 din GDPR. Aceste măsuri sunt detaliate în Politica de Confidențialitate Generală a Asociației și includ, dar nu se limitează la:

a) Controlul accesului la documentele fizice și digitale.

b) Criptarea datelor (unde este cazul).

c) Pseudonimizarea (unde este posibil).

d) Backup-uri regulate.

e) Instruirea personalului care prelucrează date.

f) Acorduri de confidențialitate cu personalul și furnizorii de servicii.

(2) Asociația depune toate eforturile rezonabile pentru a proteja datele, dar nicio metodă de stocare sau transmitere nu este 100% sigură.

Art. 7. Drepturile Persoanelor Vizate

(1) Reprezentanții și persoanele de contact ale Partenerilor/Furnizorilor beneficiază de toate drepturile prevăzute de GDPR, inclusiv:

a) Dreptul la informare.

b) Dreptul de acces la date.

c) Dreptul la rectificare.

d) Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), cu excepțiile legale.

e) Dreptul la restricționarea prelucrării.

f) Dreptul la portabilitatea datelor.

g) Dreptul la opoziție.

h) Dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP.

i) Dreptul de a retrage consimțământul.

(2) Pentru detalii complete privind aceste drepturi și modul de exercitare a acestora, vă rugăm să consultați Politica de Confidențialitate Generală a Asociației (link către Politica de Confidențialitate a Asociației) și Politica de Ștergere a Datelor Personale (link către Politica de Ștergere a Datelor Personale a Asociației).

Art. 8. Modificări ale Politicii

(1) Asociația își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de Confidențialitate pentru Parteneri și Furnizori în orice moment.

(2) Orice modificare va intra în vigoare imediat după publicarea sa sau comunicarea directă către Parteneri/Furnizori. Vă încurajăm să revizuiți periodic această pagină.

Art. 9. Date de Contact

(1) Pentru orice întrebări, solicitări sau clarificări legate de prezenta Politică sau de prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la:

a) **Adresă de email:** protectiadatelor@asistentasocialaconteaza.ro, contact@asistentasocialaconteaza.ro

b) **Număr de telefon:** +40 763 152 654

c) **Adresa punctului de lucru:**

Art. 10. Referințe Legislative și Bibliografie

(1) Prezenta Politică de Confidențialitate a fost elaborată în conformitate cu următoarele acte normative:

a) **Regulamentul (UE) 2016/679** (GDPR).

b) **Legea nr. 190/2018** și **Legea nr. 363/2018** (legislația națională de aplicare a GDPR).

c) **Codul Civil al României** (pentru reglementarea contractelor).

d) **Legislația fiscală și contabilă** în vigoare.

e) **Legea nr. 98/2016** privind achizițiile publice (dacă este cazul).