Politica de Achiziții și Gestiune a Resurselor a Asociației

🗂️ Document: Politica de Achiziții și Gestiune a Resurselor a Asociației

🔗 Web: www.asistentasocialaconteaza.ro/politica-de-gestiune-resurse/

📅 Versiunea: 2.0 | Ultima actualizare în 📆 Data: 26.iulie.2025 

🧭 Status: 🔒 Intern / 🌐 Public / 🕵️‍♂️  Confidențial

___________________________________________________________________________

Art. 1. Obiectul Politicii și Angajamentul

(1) Prezenta Politică de Achiziții și Gestiune a Resurselor (denumită în continuare „Politica”) stabilește principiile, procedurile și responsabilitățile adoptate de Asociația Asistența Socială Contează (denumită în continuare „Asociația” sau „noi”), cu sediul în loc. BUCUREȘTI, STR. DRUMUL TIMONIERULUI, NR. 8, SECTOR 6, COD POSTAL: 061176, CIF. 51940281, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor (RNAF) cu nr. 1569/A/2025, și înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor aflat la Judecătoria Sector 6 București cu Nr. 79 din 20.05.2025 (Certificat de înscriere a persoanei juridice fără scop patrimonial), înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (REUC) din 10.07.2025.

(2) Asociația Asistența Socială Contează se angajează să achiziționeze bunuri și servicii și să gestioneze toate resursele (financiare, materiale, umane) în mod eficient, transparent și responsabil, asigurând utilizarea optimă a fondurilor pentru îndeplinirea misiunii și obiectivelor sale.

(3) Prezenta Politică are ca scop asigurarea unui proces de achiziții corect, etic și conform, prevenirea risipei, a fraudei și a conflictelor de interese, și garantarea unei gestiuni eficiente a tuturor resurselor. Se aplică tuturor membrilor Consiliului Director, angajaților, voluntarilor, colaboratorilor și oricărei alte persoane care acționează în numele Asociației și care are atribuții în procesul de achiziții sau în gestiunea resurselor.

(4) Prezenta Politică este elaborată în conformitate cu legislația națională relevantă, incluzând, dar fără a se limita la:

a) Legea contabilității nr. 82/1991, republicată.

b) Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații.

c) Codul Civil al României (pentru contracte).

d) Politica Anti-Fraudă și Anti-Corupție a Asociației.

e) Politica de Management al Conflictelor de Interese a Asociației.

f) Politica de Management Financiar și Anti-Fraudă a Asociației.

Art. 2. Principii Fundamentale

(1) Toate procesele de achiziții și de gestiune a resurselor vor fi ghidate de următoarele principii:

a) Transparență: Toate etapele procesului de achiziții vor fi documentate și, acolo unde este cazul, informațiile vor fi accesibile intern și extern.

b) Eficiență și Economicitate: Achizițiile se vor realiza la cel mai bun raport calitate-preț, cu utilizarea judicioasă a resurselor.

c) Integritate: Toate deciziile vor fi luate cu onestitate, evitând orice formă de fraudă, corupție sau conflict de interese.

d) Concurență: Încurajarea concurenței între furnizori pentru a obține cele mai bune oferte.

e) Nediscriminare: Tratarea egală a tuturor furnizorilor și partenerilor potențiali.

f) Responsabilitate: Fiecare persoană implicată în procesul de achiziții și gestiune a resurselor este responsabilă pentru respectarea acestei Politici.

g) Conformitate: Respectarea legislației în vigoare și a cerințelor finanțatorilor.

Art. 3. Planificarea Achizițiilor

(1) Asociația va elabora un plan anual de achiziții, care va include:

a) Nevoile estimate de bunuri și servicii.

b) Bugetul alocat pentru fiecare categorie de achiziții.

c) Termenele estimate pentru achiziții.

(2) Planul de achiziții va fi aprobat de Președintele Asociației sau de Consiliul Director, în funcție de valoare și complexitate.

Art. 4. Proceduri de Achiziții

(1) Procedurile de achiziții vor fi adaptate valorii și complexității bunurilor/serviciilor, asigurând un echilibru între eficiență și control.

(2) Achiziții de valoare mică (sub 1.000 RON):

a) Se pot realiza pe baza unei singure oferte, cu aprobarea conducătorului de departament/proiect și a persoanei responsabile cu finanțele.

b) Se va asigura o documentare minimă (chitanță, factură simplificată).

(3) Achiziții de valoare medie (între 1.000 RON și 10.000 RON):

a) Se vor solicita minim 3 oferte de la furnizori diferiți.

b) Se va realiza o analiză comparativă a ofertelor, luând în considerare prețul, calitatea, termenul de livrare/execuție și reputația furnizorului.

c) Decizia de achiziție va fi aprobată de Președintele Asociației sau de o persoană delegată.

d) Se va încheia un contract simplificat sau o comandă fermă.

(4) Achiziții de valoare mare (peste 10.000 RON):

a) Se va organiza o procedură de selecție de oferte sau cerere de oferte, cu publicarea unei solicitări de oferte (dacă este necesar și conform cerințelor finanțatorilor).

b) Se va constitui o comisie de evaluare a ofertelor, formată din minim 3 membri, cu expertiză relevantă.

c) Se va elabora un proces verbal de evaluare și selecție a ofertei câștigătoare.

d) Se va încheia un contract de achiziție detaliat, care va stipula toate condițiile (preț, termene, garanții, penalități).

e) Decizia finală de achiziție va fi aprobată de Consiliul Director al Asociației.

(5) Achiziții din fonduri nerambursabile: Se vor respecta cu strictețe procedurile de achiziții specifice impuse de ghidurile solicitantului și contractele de finanțare.

Art. 5. Gestiunea Resurselor Materiale (Bunuri și Echipamente)

(1) Toate bunurile și echipamentele achiziționate sau primite ca donație vor fi înregistrate în evidența contabilă și în gestiunea Asociației.

(2) Se va ține o evidență clară a intrărilor și ieșirilor de bunuri, cu documente justificative (note de intrare-recepție, bonuri de consum, procese verbale de predare-primire).

(3) Se va efectua inventarierea periodică a patrimoniului Asociației, cel puțin o dată pe an.

(4) Bunurile vor fi utilizate exclusiv în scopul îndeplinirii misiunii Asociației și vor fi întreținute corespunzător.

(5) Orice deteriorare, pierdere sau furt de bunuri va fi raportat imediat și investigat.

Art. 6. Gestiunea Resurselor Financiare

(1) Gestiunea resurselor financiare se va realiza în conformitate cu Politica de Management Financiar Anti-Fraudă și Anti-Corupție a Asociației.

(2) Toate plățile și încasările vor fi înregistrate cu acuratețe și susținute de documente justificative.

(3) Se va asigura separarea atribuțiilor în procesele financiare (autorizare, efectuare plată, înregistrare).

Art. 7. Conflicte de Interese și Etică în Achiziții

(1) Orice membru al Personalului Asociației implicat în procesul de achiziții are obligația de a declara orice potențial conflict de interese, conform Politicii de Management al Conflictelor de Interese a Asociației.

(2) Este strict interzisă solicitarea sau acceptarea de cadouri, favoruri sau avantaje necuvenite de la furnizori sau parteneri.

(3) Toate deciziile de achiziție vor fi luate în interesul superior al Asociației, nu în interes personal.

Art. 8. Monitorizare și Revizuire

(1) Prezenta Politică va fi revizuită și actualizată periodic (cel puțin o dată la doi ani sau ori de câte ori intervin modificări legislative sau în activitatea Asociației) pentru a asigura eficacitatea și conformitatea sa.

(2) Implementarea acestei Politici va fi monitorizată de conducerea Asociației și de departamentul financiar.

Art. 9. Date de Contact

(1) Pentru orice întrebări sau clarificări legate de prezenta Politică, vă rugăm să ne contactați la:

a) **Adresă de email:** contact@asistentasocialaconteaza.ro
b) **Număr de telefon:** +40 763 152 654

Art. 10. Referințe Legislative și Bibliografie

(1) Prezenta Politică a fost elaborată în conformitate cu următoarele acte normative:

a) Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

b) Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, cu modificările și completările ulterioare.

c) Codul Civil al României (Legea nr. 287/2009, republicată).

d) Codul Penal al României (Legea nr. 286/2009), cu modificările și completările ulterioare (pentru infracțiuni de corupție și de serviciu).

e) Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea și sancționarea faptelor de corupție, cu modificările și completările ulterioare.

f) Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului.

g) Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice (dacă asociația este entitate contractantă sau aplică reguli similare pentru proiecte).

h) Politica Anti-Fraudă și Anti-Corupție a Asociației Asistența Socială Contează.

i) Politica de Management al Conflictelor de Interese a Asociației Asistența Socială Contează.

j) Politica de Management Financiar Anti-Fraudă și Anti-Corupție a Asociației Asistența Socială Contează.