🗂️ Document: Politica de Comunicare și Relații Publice

🔗 Web: www.asistentasocialaconteaza.ro/politica-de-comunicare-relatii/

📅 Versiunea: 2.0 | Ultima actualizare în 📆 Data: 26.iulie.2025 

🧭 Status: 🔒 Intern / 🌐 Public / 🕵️‍♂️  Confidențial

___________________________________________________________________________

Art. 1. Obiectul Politicii și Angajamentul

(1) Prezenta Politică de Comunicare și Relații Publice (denumită în continuare „Politica”) stabilește principiile, obiectivele, responsabilitățile și liniile directoare pentru toate activitățile de comunicare internă și externă ale Asociației Asistența Socială Contează (denumită în continuare „Asociația” sau „noi”), cu sediul în loc. BUCUREȘTI, STR. DRUMUL TIMONIERULUI, NR. 8, SECTOR 6, COD POSTAL: 061176, CIF. 51940281, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor (RNAF) cu nr. 1569/A/2025, și înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor aflat la Judecătoria Sector 6 București cu Nr. 79 din 20.05.2025 (Certificat de înscriere a persoanei juridice fără scop patrimonial), înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (REUC) din 10.07.2025.

(2) Asociația Asistența Socială Contează este o organizație non-guvernamentală și non-profit dedicată sprijinirii persoanelor vulnerabile. Recunoaștem că o comunicare eficientă, transparentă și responsabilă este esențială pentru a construi încredere, a mobiliza resurse, a atrage voluntari și parteneri, a informa publicul și a promova misiunea și valorile noastre.

(3) Prezenta Politică are ca scop asigurarea unei comunicări coerente, consistente și profesionale, care să reflecte integritatea și angajamentul Asociației. Se aplică tuturor membrilor Consiliului Director, angajaților, voluntarilor, stagiarilor și colaboratorilor (denumite în continuare „Personalul Asociației”) care, în exercitarea atribuțiilor lor, comunică în numele Asociației.

(4) Prezenta Politică este elaborată în conformitate cu legislația națională relevantă, incluzând, dar fără a se limita la:

a) Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații.

b) Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) privind protecția datelor cu caracter personal.

c) Codul Civil al României (pentru aspectele legate de reputație și imagine).

d) Codul de Conduită și Etică al Asociației.

e) Politica de Confidențialitate a Asociației.

Art. 2. Obiectivele Comunicării

(1) Obiectivele principale ale activităților de comunicare și relații publice ale Asociației sunt:

a) Promovarea Misiunii și Valorilor: Să informeze publicul despre scopul, obiectivele și impactul Asociației.

b) Construirea Încrederii și Reputației: Să consolideze imaginea Asociației ca o organizație credibilă, transparentă și responsabilă.

c) Mobilizarea Resurselor: Să atragă donatori, sponsori și finanțatori pentru susținerea programelor.

d) Atragerea și Implicarea Voluntarilor: Să recruteze și să mențină o bază solidă de voluntari.

e) Informarea Părților Interesate: Să mențină o comunicare deschisă și eficientă cu beneficiarii, partenerii, autoritățile și publicul larg.

f) Transparență și Responsabilitate: Să comunice în mod deschis despre activitățile, rezultatele și gestionarea fondurilor.

g) Educație și Sensibilizare: Să contribuie la creșterea conștientizării publice asupra problemelor sociale și de mediu abordate de Asociație.

Art. 3. Principii de Comunicare

(1) Toate activitățile de comunicare vor respecta următoarele principii:

a) Acuratețe și Veridicitate: Toate informațiile comunicate vor fi exacte, verificate și bazate pe fapte.

b) Transparență: Comunicarea va fi deschisă și onestă, evitând omisiunile sau prezentările înșelătoare.

c) Coerență și Consistență: Mesajele vor fi unitare și în concordanță cu misiunea, valorile și obiectivele Asociației.

d) Respect și Etică: Comunicarea va fi respectuoasă, non-discriminatorie și va evita limbajul ofensator sau denigrator. Se va respecta demnitatea tuturor persoanelor.

e) Confidențialitate și Protecția Datelor: Se va asigura protecția datelor personale și a informațiilor confidențiale, în special ale beneficiarilor, conform politicilor Asociației și GDPR.

f) Relevanță și Oportunitate: Comunicarea va fi adaptată publicului țintă și va fi transmisă la momentul potrivit.

g) Responsabilitate Socială: Comunicarea va reflecta angajamentul Asociației față de cauzele sociale și de mediu.

Art. 4. Responsabilități în Comunicare

(1) Consiliul Director:

a) Stabilește strategia generală de comunicare a Asociației.

b) Aprobă Politica de Comunicare și Relații Publice.

c) Desemnează purtătorul de cuvânt oficial al Asociației.

(2) Președintele Asociației:

a) Este principalul purtător de cuvânt și reprezentant al Asociației în relația cu mass-media și publicul larg.

b) Aprobă comunicatele de presă, declarațiile publice și materialele cheie de comunicare.

c) Asigură implementarea prezentei Politici.

(3) Responsabilul cu Comunicarea / Marketing (dacă există):

a) Elaborează planuri de comunicare și campanii.

b) Gestionează canalele de comunicare (site web, social media, newsletter).

c) Redactează comunicate de presă, articole, materiale promoționale.

d) Monitorizează imaginea Asociației în media.

e) Colaborează cu mass-media și partenerii.

(4) Personalul Asociației (Angajați, Voluntari, Colaboratori):

a) Contribuie la comunicarea internă și externă în conformitate cu prezenta Politică.

b) Nu vor face declarații publice în numele Asociației fără autorizare prealabilă.

c) Vor raporta imediat orice solicitare din partea presei sau situație de criză către Președinte sau Responsabilul cu Comunicarea.

d) Vor respecta confidențialitatea și protecția datelor în toate interacțiunile.

Art. 5. Canale și Instrumente de Comunicare

(1) Asociația utilizează diverse canale și instrumente de comunicare, incluzând:

a) Site-ul web oficial: www.asistentasocialaconteaza.ro – principala sursă de informații oficiale.

b) Platforme de Social Media: Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok – pentru interacțiunea cu publicul, promovarea activităților și campaniilor.

c) Newsletter: Pentru informarea periodică a abonaților despre noutăți, evenimente și impact.

d) Comunicare directă: Email, telefon, întâlniri cu beneficiari, voluntari, donatori, parteneri.

e) Comunicare media: Comunicare de presă, conferințe de presă, interviuri, articole în presă.

f) Rapoarte anuale de activitate și financiare: Publicate pe site pentru transparență.

g) Evenimente: Organizarea de evenimente publice, campanii de conștientizare.

Art. 6. Gestiunea Crizelor de Comunicare

(1) În cazul unei crize de comunicare sau a unor situații sensibile, Asociația va adopta o abordare proactivă și responsabilă:

a) Echipa de Criză: Se va constitui o echipă de criză, condusă de Președinte, care va gestiona situația.

b) Comunicare Unică: Toate comunicările externe vor fi centralizate și emise de purtătorul de cuvânt oficial.

c) Transparență și Onestitate: Se va comunica prompt și onest, oferind informații verificate și corecte.

d) Protejarea Reputației: Se vor lua măsuri pentru a minimiza impactul negativ asupra reputației Asociației.

e) Învățare: Fiecare criză va fi analizată pentru a învăța din experiență și a îmbunătăți procedurile.

Art. 7. Protecția Datelor Personale și a Imaginii

(1) În toate activitățile de comunicare, Asociația va respecta cu strictețe Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și Politica de Confidențialitate a Asociației.

a) Consimțământ: Publicarea de fotografii, videoclipuri sau mărturii ale beneficiarilor, voluntarilor sau angajaților se va face doar cu obținerea consimțământului explicit și informat al acestora (sau al reprezentanților legali, în cazul minorilor/persoanelor fără discernământ).

b) Anonimizare: Dacă nu există consimțământ pentru identificare, informațiile vor fi anonimizate pentru a proteja identitatea persoanelor.

c) Respectarea Imaginii: Materialele de comunicare vor respecta întotdeauna demnitatea și imaginea persoanelor implicate.

Art. 8. Monitorizare și Revizuire

(1) Prezenta Politică va fi revizuită și actualizată periodic (cel puțin o dată la doi ani sau ori de câte ori intervin modificări legislative, în mediul de comunicare sau în activitatea Asociației) pentru a asigura relevanța și eficacitatea sa.

(2) Implementarea acestei Politici va fi monitorizată de Consiliul Director al Asociației.

Art. 9. Date de Contact

(1) Pentru orice întrebări sau clarificări legate de prezenta Politică de Comunicare și Relații Publice, vă rugăm să ne contactați la:

a) **Adresă de email:** comunicare@asistentasocialaconteaza.ro, contact@asistentasocialaconteaza.ro

b) **Număr de telefon:** +40 763 152 654

Art. 10. Referințe Legislative și Bibliografie

(1) Prezenta Politică a fost elaborată în conformitate cu următoarele acte normative:

a) Ordonanța Guvernului nr. 26/2000 cu privire la asociații și fundații, cu modificările și completările ulterioare.

b) Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația națională de aplicare (Legea nr. 190/2018, Legea nr. 363/2018).

c) Codul Civil al României (Legea nr. 287/2009, republicată), în special articolele privind dreptul la imagine și reputație.

d) Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public (dacă este cazul).

e) Codul de Conduită și Etică al Asociației Asistența Socială Contează.

f) Politica de Confidențialitate a Asociației Asistența Socială Contează.

g) Politica de Protecție a Copilului și a Persoanelor Vulnerabile a Asociației Asistența Socială Contează.