Politica de Confidențialitate pentru Angajați

Document: Politica de Confidențialitate pentru Angajați

Web: www.asistentasocialaconteaza.ro/politica-de-confidentialitate-angajati/

Versiunea: 2.0 | Ultima actualizare în Data: 26.iulie.2025 

Status: Intern / Public /   Confidențial

___________________________________________________________________________

Art. 1. Obiectul Politicii

(1) Prezenta Politică de Confidențialitate (denumită în continuare „Politica”) detaliază modul în care Asociația Asistența Socială Contează (denumită în continuare „Asociația” sau „noi”), cu sediul în loc. BUCUREȘTI, STR. DRUMUL TIMONIERULUI, NR. 8, SECTOR 6, COD POSTAL: 061176, CIF. 51940281, înregistrată în Registrul Național al Asociațiilor și Fundațiilor (RNAF) cu nr. 1569/A/2025, și înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor aflat la Judecătoria Sector 6 București cu Nr. 79 din 20.05.2025 (Certificat de înscriere a persoanei juridice fără scop patrimonial), înscrisă în Registrul entităților/unităților de cult (REUC) din 10.07.2025, colectează, utilizează, stochează, protejează și partajează datele cu caracter personal ale angajaților, foștilor angajați și candidaților pentru un post în cadrul Asociației.

(2) Scopul acestei politici este de a asigura transparența și conformitatea deplină cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu legislația națională relevantă, în special Codul Muncii (Legea nr. 53/2003, republicată) și alte acte normative specifice dreptului muncii și protecției sociale, în contextul prelucrării datelor personale ale personalului.

(3) Prin semnarea contractului individual de muncă sau prin aplicarea pentru un post, dumneavoastră (denumit în continuare „Angajatul” sau „Candidatul”) ați luat la cunoștință și ați înțeles prezenta Politică de Confidențialitate, privind prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către Asociație.

Art. 2. Categorii de Date Colectate și Scopuri

(1) Asociația colectează și prelucrează date cu caracter personal ale angajaților și candidaților în următoarele scopuri:

(2) Pentru Candidați (în procesul de recrutare și selecție):

a) Date de identificare și contact: Nume, prenume, adresă, adresă de email, număr de telefon, data nașterii.

b) Date privind educația și experiența profesională: CV (inclusiv studii, calificări, cursuri, experiență de muncă, abilități, limbi străine), scrisoare de intenție, portofoliu (dacă este relevant).

c) Referințe: Informații de contact ale persoanelor de referință, dacă sunt furnizate.

d) Date privind cazierul judiciar și Certificatul de integritate comportamentală: Dacă postul implică interacțiunea directă cu minori sau persoane vulnerabile, conform cerințelor legale.

e) Alte date: Orice alte informații furnizate voluntar de candidat în procesul de aplicare.

f) Scopurile prelucrării:

(i) Evaluarea calificărilor și experienței candidaților.

(ii) Gestiunea procesului de recrutare și selecție.

(iii) Comunicarea cu candidații.

(3) Pentru Angajați (pe durata relației de muncă și după încetare):

a) Date de identificare și contact: Nume, prenume, CNP, serie și număr CI/Pașaport, adresă, adresă de email, număr de telefon, data și locul nașterii, sex, cetățenie, stare civilă, date despre copii minori (dacă este cazul, pentru beneficii sociale/fiscale).

b) Date financiare: Cont bancar (IBAN), salariu, sporuri, rețineri, date pentru impozite și contribuții sociale.

c) Date privind educația și experiența profesională: Diplome, certificate, calificări, istoricul profesional, fișa postului, evaluări de performanță.

d) Date medicale: Adeverințe medicale (ex: la angajare, control periodic, concedii medicale), fișa de aptitudine de la medicina muncii. Acestea sunt prelucrate cu maximă confidențialitate și doar în măsura strict necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale și de sănătate și securitate în muncă.

e) Date privind cazierul judiciar: Dacă postul implică interacțiunea directă cu minori sau persoane vulnerabile.

f) Date privind prezența și timpul de lucru: Pontaje, concedii, absențe.

g) Date privind disciplina muncii: Sancțiuni disciplinare (dacă este cazul).

h) Imagine: Fotografie de identitate pentru dosarul de personal, ecusoane, sau, cu consimțământ, pentru promovarea internă/externă a echipei.

i) Scopurile prelucrării:

(i) Încheierea, executarea și încetarea contractului individual de muncă.

(ii) Gestiunea resurselor umane (pontaj, salarizare, concedii, evaluări).

(iii) Îndeplinirea obligațiilor legale (fiscale, sociale, de sănătate și securitate în muncă).

(iv) Asigurarea unui mediu de lucru sigur și conform.

(v) Dezvoltarea profesională și formarea angajaților.

(vi) Gestiunea beneficiilor extrasalariale (ex: asigurări, tichete de masă).

(vii) Soluționarea litigiilor de muncă.

Art. 3. Temeiul Juridic al Prelucrării

(1) Prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților și candidaților se bazează pe unul sau mai multe dintre următoarele temeiuri juridice, conform Art. 6 și Art. 9 din GDPR:

a) Executarea unui contract (Art. 6 alin. 1 lit. b): Contractul individual de muncă.

b) Îndeplinirea unei obligații legale (Art. 6 alin. 1 lit. c, Art. 9 alin. 2 lit. b):

(i) Obligații impuse de Codul Muncii și legislația fiscală (ex: calculul și plata salariilor, impozitelor, contribuțiilor sociale).

(ii) Obligații privind sănătatea și securitatea în muncă.

(iii) Verificarea cazierului judiciar conform legii.

(iv) Raportări către autorități (ITM, ANAF, Casa de Pensii, Casa de Sănătate).

c) Consimțământul persoanei vizate (Art. 6 alin. 1 lit. a, Art. 9 alin. 2 lit. a):

(i) Pentru prelucrarea anumitor date sensibile (ex: date medicale suplimentare față de cele obligatorii legal, dacă sunt necesare pentru adaptări rezonabile).

(ii) Pentru utilizarea fotografiilor în scopuri de promovare.

(iii) Pentru păstrarea CV-urilor candidaților neselecționați pentru viitoare oportunități.

d) Interesul legitim al Asociației (Art. 6 alin. 1 lit. f):

(i) Gestiunea internă a resurselor umane.

(ii) Asigurarea securității patrimoniului și a sistemelor informatice.

(iii) Apărarea intereselor Asociației în litigii.

Art. 4. Cu Cine Partajăm Datele Tale

(1) Asociația poate partaja datele cu caracter personal ale angajaților și candidaților cu următoarele categorii de destinatari, doar în măsura necesară îndeplinirii scopurilor menționate și cu respectarea măsurilor de securitate adecvate:

a) **Autorități și Instituții Publice din România:**

(i) **Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM):** Pentru înregistrarea contractelor de muncă, controale.

(ii) **Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF):** Pentru declarații fiscale (salarii, contribuții).

(iii) **Casa Națională de Pensii Publice (CNPP):** Pentru contribuțiile de pensii.

(iv) **Casa Națională de Asigurări de Sănătate (CNAS):** Pentru contribuțiile de sănătate.

(v) **Poliția, Parchetul, Instanțele Judecătorești:** În cazul solicitărilor legale sau investigațiilor (ex: cazier judiciar, litigii de muncă).

(vi) **Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):** În cazul solicitărilor sau investigațiilor.

b) **Furnizori de Servicii:**

(i) **Furnizori de servicii de salarizare și contabilitate:** Pentru calculul salariilor și îndeplinirea obligațiilor fiscale.

(ii) **Furnizori de servicii de medicina muncii:** Pentru controale medicale periodice și fișe de aptitudine.

(iii) **Furnizori de servicii de asigurări:** Dacă Asociația oferă asigurări de sănătate/viață/accidente angajaților.

(iv) **Furnizori de soluții software HR/recrutare:** Pentru gestionarea dosarelor de personal sau a aplicațiilor.

(v) **Furnizori de servicii IT:** Pentru mentenanța sistemelor, securitate, stocare date.

c) **Bănci:** Pentru plata salariilor.

Art. 5. Perioada de Retenție a Datelor

(1) Asociația stochează datele cu caracter personal ale angajaților și candidaților doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor pentru care au fost colectate, conform legislației în vigoare și politicilor interne. Toate documentele și datele aferente dosarelor de personal sunt stocate și arhivate ulterior conform nomenclatorului arhivistic și legislației în vigoare, asigurând conformitatea și posibilitatea de apărare a intereselor legitime ale Asociației.

(2) Perioadele de retenție specifice includ:

a) Candidați neselecționați: 6 luni – 1 an de la finalizarea procesului de recrutare, cu excepția cazului în care s-a obținut consimțământul pentru o perioadă mai lungă.

b) Angajați: Pe durata contractului individual de muncă plus o perioadă de 50 de ani de la încetarea acestuia pentru dosarele de personal (conform legislației muncii și arhivistice), și 5-10 ani pentru documentele financiar-contabile, conform legislației fiscale.

Art. 6. Securitatea Datelor

(1) Asociația implementează măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a asigura un nivel de securitate corespunzător riscului, în conformitate cu Art. 32 din GDPR. Aceste măsuri includ:

a) Controlul accesului la dosarele fizice și digitale.

b) Criptarea datelor (unde este cazul).

c) Pseudonimizarea (unde este posibil).

d) Backup-uri regulate.

e) Instruirea personalului care prelucrează date.

f) Acorduri de confidențialitate cu personalul și furnizorii de servicii.

(2) Asociația depune toate eforturile rezonabile pentru a proteja datele, dar nicio metodă de stocare sau transmitere nu este 100% sigură.

Art. 7. Drepturile Persoanelor Vizate

(1) Angajații și candidații beneficiază de toate drepturile prevăzute de GDPR, inclusiv:

a) Dreptul la informare.

b) Dreptul de acces la date.

c) Dreptul la rectificare.

d) Dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”), cu excepțiile legale (ex: obligații de păstrare).

e) Dreptul la restricționarea prelucrării.

f) Dreptul la portabilitatea datelor.

g) Dreptul la opoziție.

h) Dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP.

i) Dreptul de a retrage consimțământul.

(2) Pentru detalii complete privind aceste drepturi și modul de exercitare a acestora, vă rugăm să consultați Politica de Confidențialitate Generală a Asociației (link către Politica de Confidențialitate a Asociației) și Politica de Ștergere a Datelor Personale (link către Politica de Ștergere a Datelor Personale a Asociației).

Art. 8. Modificări ale Politicii

(1) Asociația își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de Confidențialitate pentru Angajați în orice moment.

(2) Orice modificare va intra în vigoare imediat după publicarea sa sau comunicarea directă către angajați/candidați. Vă încurajăm să revizuiți periodic această pagină.

Art. 9. Date de Contact

(1) Pentru orice întrebări, solicitări sau clarificări legate de prezenta Politică sau de prelucrarea datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la:

a) **Adresă de email:** protectiadatelor@asistentasocialaconteaza.ro, hrecrutare@asistentasocialaconteaza.ro, contact@asistentasocialaconteaza.ro;

b) **Număr de telefon:** +40 763 152 654

c) **Adresa punctului de lucru:**

Art. 10. Referințe Legislative și Bibliografie

(1) Prezenta Politică de Confidențialitate a fost elaborată în conformitate cu următoarele acte normative:

a) **Regulamentul (UE) 2016/679** (GDPR).

b) **Legea nr. 190/2018** și **Legea nr. 363/2018** (legislația națională de aplicare a GDPR).

c) **Legea nr. 53/2003** – Codul Muncii, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

d) **Legea nr. 319/2006** a securității și sănătății în muncă, cu modificările și completările ulterioare.

e) **Legislația fiscală și contabilă** în vigoare.

f) **Legea nr. 272/2004** privind protecția și promovarea drepturilor copilului (pentru cazierul judiciar, dacă este cazul).